RFI, RFQ & RFP, wat is het verschil

Als je werkt met leveranciers of je verkoopt bepaalde diensten dan zijn  er regelmatig offerte aanvragen tussen bedrijven deze bedrijven.
Dit kan zijn voor nieuwe diensten of voor het optimaliseren van de huidige diensten die je afneemt.
Binnen de B2B worden deze offerteaanvragen vaak ingezet als een tender.
Bij een tender vraag je om verschillende bedrijven een voorstel te doen op basis van een door jou gevraagde service of dienst.

Binnen het tender management bestaan er een aantal type verzoeken, namelijk:

  • RFI, Request for Information
    Gericht op het verkrijgen van  informatie van verschillende leveranciers. In je RFI document omschrijf je diverse vraagstukken en wensen, zodat de leverancier kan omschrijven hoe hun dienst of product hierin zou passen of bepaalde problemen zou kunnen oplossen. Een belangrijk onderdeel van het RFI document is het deel waarin de leverancier kan omschrijven in welke industrie hij zit en wat zijn specialisaties zijn.
  • RFP; Request for Proposal
    Gericht op het verkrijgen van een voorstel. Je geeft in het RFP document aan wat je precies zoekt  en wat de requirements zijn, of wat je probleem is wat je wilt oplossen. Op basis hiervan kan de leverancier een voorstel uit werken.
    Een RFP moet veel meer informatie bevatten waar een organisatie naar zoekt dan een RFI document. Er moet duidelijk worden aangegeven wat de bedrijfsdoelen zijn voor dit project en welke specifieke vereisten er nodig zijn voor het uitvoeren van het werk dat gevraagd wordt.
    De sleutel tot succes ligt dus bij het delen van de juiste informatie, zodat de leveranciers (vendors) instaat zijn om een goed voorstel uit te werken
  • RFQ: Request for Quotation
    Bij een RFQ is het nog meer noodzakelijk dat er een gedetailleerder document beschikbaar is dat precies omschrijft wat de behoefte, hoe het proces werkt, en wat er verwacht wordt van de leveranciers.
    Op basis van dit document gaat een leverancier namelijk zijn tarief voorstel uitwerken.
    Bij een RFP liggen er meer kansen voor een leverancier om hun creativiteit en flexibiliteit te tonen om het vraagstuk van de organisatie op te lossen.
    Bij een RFQ zoek je echter niet meer zo zeer naar een richting, maar een leverancier die kan bevestigen dat hij kan voldoen aan bepaalde wensen/eisen, en tegen welk tarief.

Feitelijk zijn het alle 3 losstaande processen waarbij je kunt kiezen voor de beste vorm die past bij de vraag op dat moment.
Ook kun je ervoor kiezen om een RFI te vervolgen met een RFP. Eerst informatie opdoen wat bepaalde leveranciers kunnen, en dan uit een kleinere selectie een groep kiezen die  een voorstel gaan uitwerken op basis van jou situatie.
Weet je precies wat je nodigt hebt en is er niet een bepaalde mate van creativiteit en flexibiliteit noodzakelijk vanuit leveranciers, dan kun je ook direct een RFQ doen.
Nog beter is om in bepaalde mate alle stappen te doorlopen:
RFI, deze fase kun je zien als het creëren van een longlist voor je suppliers. Je vraagt na wie wat kan, en op basis van de kennis en kunde van bepaalde leveranciers kun je een selecte groep vragen om een voorstel uit te werken op basis van de behoefte van de organisatie. Vanuit deze feedback zul je zien dat er veel meer mogelijkheden zijn als je nu misschien kent. Je kunt vervolgens op basis van deze nieuwe inzichten een ideaal plaatje schetsen en vervolgens een RFQ uitzetten voor de betrokken leveranciers die hier het beste inpassen.

 

295 gedachten over “RFI, RFQ & RFP, wat is het verschil