Processen - Proces tot succes

Wat is een proces en welke bedrijfsprocessen kunnen we onderscheiden en welke systemen kennen voor het managen van processen?

We spreken vaak over processen maar wat is een proces nu eigenlijk, hoe werkt het en welke soorten processen zijn er?
Voor het definiëren van bedrijfsprocessen zijn een aantal verschillende definities te vinden;

Een opeenvolging van activiteiten die waarde creëren voor de afnemer.
Of:
Een ordening van het werk dat uitgevoerd wordt in een organisatie
Of;
Een serie van acties of stappen voor het bereiken van een specifiek doel
Of;
Een proces omvat de inrichting van activiteiten waarmee een bedrijf doet wat nodig is om waarde voor haar klanten te creëren
Of;

Een samenhangende reeks activiteiten, acties en / of operaties die samen leiden tot een transformatie van input naar output en dus bijdragen aan de realisatie van een product of dienst.

Simpel gezegd omvatten processen dus de organisatie van activiteiten.
De start wordt gevormd door input, het proces zet deze input om in output en voegt dan ook waarde toe aan het product ten behoeve van de klant of de volgende schakel in het proces.
Een proces zorgt voor een transformatie, er treedt immers een verandering op van de input. Je kunt dit omschrijven als het transformatieproces van input naar output.

Processen hebben een dynamisch karakter en kunnen op verschillende manieren plaatsvinden;
Continu; Het proces loopt continu door en stopt feitelijk niet, hier is moeilijk om de verschillende fasen (proces stappen) te benoemen. Je kunt hier denken aan processen in de petrochemie of de productie van bulk producten zoals bv Suiker.
Discontinu; Dit zijn productieprocessen waarbij je in tegenstelling tot continue processen wel duidelijk de verschillende fasen kunt onderscheiden. Het zijn niet doorlopende processen. Als voorbeeld de assemblage van fiets.
Natuurlijk; Deze processen gebeuren van zelf en komen tot stand door natuurlijke wetten.
Kunstmatig; Dit zijn processen die gestart worden en in stand worden gehouden door mensen. Bij kunstmatige processen worden bij elke stap mensen, materialen of andere middelen ingezet om het proces aan de gang te houden. Een productieproces is een voorbeeld van een kunstmatig proces.

Deelprocessen:
Processen kunnen worden onderverdeeld in deelprocessen en zijn vaak ook onderdeel van grotere processen.
Je kunt dan ook op verschillende niveaus naar processen kijken, in dit kader kun je spreken van verschillende aggregatieniveaus.
Dit houdt in dat je zowel kan uitzoomen naar een hoog niveau van het proces, maar ook kunt inzoomen op een lager aggregatieniveau.

Hoog aggregatieniveau: organisatieniveau of ketenniveau

Laag aggregatieniveau: afdelingsniveau of taakniveau

Aggregatieniveaus:
Door het uitzoomen van een heel hoog aggregatieniveau naar een lager aggregatieniveau zie je ook dat de oriëntatie van processen veel breder zijn dan enkel interne bedrijfsprocessen.
Bij interne bedrijfsprocessen kun je spreken van een interne klant als je bijvoorbeeld een bewerkt halffabricaat levert aan de volgende afdeling die op zijn beurt het product gaat verpakken.
Uiteindelijk draait het in elke processtap om het toevoegen van waarde aan het product voor de afnemer van het product of dienst.
Wanneer je als bedrijf echt je focus verlegt naar die van de klant en je bedrijfsprocessen daarop aanpast, dan ligt je oriëntatie veel breder en kun je ook spreken over externe processen die bedrijfsoverstijgend zijn.

De scope van processen kun je zien vanuit 3 perspectieven, nl;

Werkprocessen; deze kunnen afdeling gerelateerd zijn
Bedrijfsprocessen; het samenkomen van processen binnen een bedrijf
Ketenprocessen; processen die gekoppeld zijn aan twee of meerdere bedrijven die in een keten zitten

De meest efficiënte manier van procesvoering zijn standaardprocessen. De standaard werkprocessen zijn gericht op een korte doorlooptijd en lage kosten. Er zal relatief veel focus zijn vanuit het management op een gestroomlijnde uitvoering.
Speciale wensen van de klant zijn vaak maatwerkprocessen waar meer de nadruk ligt op de effectiviteit welke worden ondersteund middels de benodigde procesbegeleiding.
Dit zijn weliswaar veelal de meest kostbare processen, echter kun je je wel onderscheiden met deze processen van de concurrenten.

Op het gebied van bedrijfsprocessen kunnen we 3 niveaus onderscheiden, nl;

Primaire processen
Secundaire processen
Bestuurlijke processen

De primaire processen zijn alle activiteiten die rechtstreeks een bijdrage leveren aan de totstandkoming van het product of dienst dat een organisatie levert.
Er wordt dus gewerkt aan het creëren van waarde voor de klant en levert dan ook een directe bijdrage aan het eind product alsook het doel van de organisatie.
Veelal zijn deze processen cross-functioneel.
Te denken aan processen als: productie, verpakken, verkoop, bezorging etc.

Secundaire processen dienen ter ondersteuning van de primaire processen, hun taak is dan ook om de primaire processen te ondersteunen en zo goed mogelijk te laten verlopen. Je kunt hierbij denken aan afdelingen als; ICT, HR en de financiële afdelingen.
De secundaire processen leveren dus in feite input voor de primaire processen, en de klant is dus intern.

De bestuurlijke processen zijn gericht op zowel het richting geven als het ontwerpen, implementeren, monitoren en bijsturen van zowel de primaire als de secundaire processen.
De bestuurlijke processen creëren dus richting voor alle processen.
De klant is dan ook intern.

Wanneer spreek je eigenlijk van een bedrijfsproces?
Een bedrijfsproces heeft de volgende drie basiskenmerken:

Het proces heeft een begin en een eind met input en output
Een proces voegt waarde toe voor haar (interne/externe) klant
Het proces is gericht op resultaat voor haar (interne/externe) klant