Zoals aangegeven zijn er verschillende vormen hoe je een tender kunt uitvoeren; via een RFI, RFP of een RFQ.
Het tender traject kan gestart worden doordat;
– Het contract met huidige leverancier verloopt
– De markt omstandigheden zijn verandert
– Uitbreiding van huidige situatie
Hieronder een omschrijving van hoe een standaard tender proces eruit zou kunnen zien in een situatie waarbij je geen nieuw proces ontwerp nodig hebt.
Fase 1: Doelen bepalen, eigen processen in kaart brengen, uitwerken tender document (omschrijving van wat je doet, wat je eisen en wensen zijn, kpi’s,) bepalen van je tender baseline, en welke besparing wil je bereiken (wanneer is de tender geslaagd). Het is erg belangrijk om de juiste mensen intern te informeren over het starten van deze tender, en ook direct het moment om de juiste mensen te betrekken bij het opstellen van de juiste requirements.
Belangrijke punten om op te nemen in het document zijn:
– Het doel van de tender en de gewenste uitkomst
– De actuele processen in kaart brengen
– Kwantitatieve informatie verzamelen
– Gewenste KPI’s opstellen
– Zorg voor dat alle parameters juist zijn opgesteld
– Maak een duidelijke proces omschrijving van de verwachting
Fase 2: Bepalen van het type leverancier die je nodig hebt. Lijst op wat je nodig hebt en wat je precies zoekt. Maak vervolgens een long list van de potentiële partijen die je kunt benaderen.
Vervolgens kun je navraag doen bij de leveranciers op zij in het profiel passen en of zij mee willen doen. Na screening kun je een short list opstellen met daarin de bedrijven die het best passen.
Fase 3: tender uitzetten. Bedrijven uit de shortlist informeren en betrekken bij de tender.
Fase 4: onderhandelingen. na de 2de ronde ga je met de beste partij(en) om tafel voor de laatste onderhandelingen
Het kan geen kwaad om een eerste “draft” van een voorbeeld contract mee te sturen.
Fase 5: implementatie. concrete afspraken maken en start datum bepalen
Fase 6: Het monitoren van de opgestelde KPI’s, ( via rapporten uit lean een balanced score card opstellen)