Met een GAP-analyse maak je het verschil inzichtelijk tussen de huidige situatie en de gewenste situatie, hierbij staan de performance indicatoren vaak centraal.
Bij de gap analyse is het dus van belang dat je een uitgangspunt hebt welke je idealiter uitdrukt in meetbare waarde.
Dit uitgangspunt, de huidige situatie, wordt ook wel de IST genoemd.
De prestatie indicatoren kunnen worden uitgedrukt in absolute waarden, zoals het aantal ton productie dat moet worden behaald in een periode.
Echter kunnen deze ook worden uitgedrukt in relatieve waarden. Dit kan bijvoorbeeld de efficiency zijn van de geleverde output, bv het aantal producten output ten opzichte van het aantal mensen. Maar ook in effectiviteit, de geleverde output ten opzichte van de norm of de tijdigheid van de leveringen richting de klanten.
Uiteraard kunnen de prestatie indicatoren ook zaken zijn zoals bv een financieel resultaat of doel in een bepaalde periode of de kwaliteit.
Om een GAP analyse te kunnen doen heb je naast inzage in de huidige situatie (IST) moet je weten waar je naartoe wilt, of anders gezegd wat het doel is of de gewenste situatie. Deze gewenste situatie wordt SOLL genoemd.
Deze doelsituatie/gewenste situatie druk je ook weer uit in een meetwaarde waarde.
De SOLL situatie kan worden afgeleid uit de visie en missie van het bedrijf, het kan theoretisch worden berekend maar ook via benchmarking.
Nu je twee uitgangspunten hebt, de Ist en de Soll, kun je inzichtelijk maken wat het gat is tussen deze twee.
Vanuit Ist naar Soll. Met een GAP-analyse brengen we het verschil tussen de huidige en gewenste situatie met bijbehorende prestaties in beeld. De huidige situatie noemen we ook wel de Ist-situatie en de gewenste situatie de Soll-situatie
Stel je verkoopt maandelijks 700 producten, het doel was om 1.200 producten te verkopen, de gekwantificeerde GAP is 500 producten.
Stel dat afgelopen maand 92% van de leveringen tijdig zijn geleverd aan de klant, het doel was om een leveringsperformance te hebben van 98%.
De kwantificeerbare GAP is 6%.
Uiteraard is het vaststellen van deze GAP pas een eerste stap, de volgende stap die je nu gaat nemen is onderzoeken hoe het komt dat 8% van de leveringen niet op tijd zijn geleverd.
Als je deze 8% inzichtelijk hebt zou je vervolgens middels een Pareto analyse je focus kunnen leggen op de grootste veroorzakers voor het ontstaan van de vertragingen.
IST = de huidige situatie
SOLL = de gewenste situatie
GAP = is het verschil tussen de SOLL en IST