Een belangrijk onderdeel in de supply chain van een organisatie zijn de suppliers. Het is dan ook van belang dat niet enkel het contact met deze suppliers goed wordt onderhouden, ook het contract management moet op orde zijn.
Tijdens de besprekingen van het opzetten van een nieuwe samenwerking of betreft het voortzetten van een bestaande samenwerking, is iedereen bereidwillig en lijkt er een hoop mogelijk. Echter dit kan in de praktijk op den duur anders gaan uitpakken. Dit kan bijvoorbeeld komen doordat er nieuwe mensen aan het roer komen bij een organisatie, of doordat de economische omstandigheden veranderen. Om die reden is het van cruciaal belang om alle gemaakte afspraken in een contract te zetten.
De contracten definiëren de richtlijnen en afspraken van de samenwerking die partijen met elkaar aangaan.
Een belangrijk uitgangspunt bij het opstellen van deze contracten is;
Plan for the best, Prepare for the worst
Kritische componenten van contracten
Er zijn een aantal componenten die cruciaal zijn om in een contracten op te nemen.
- Company information
- Pricing
- Payment terms
- Defining the supply
- Service levels
- Lead Times
- Improvement, optimizations and R&D
- Penalties
- Performance
- Warranties
- Guarantees
- Contract duration
Daarnaast is het verstandig om een overeenkomst te hebben waar een bepaalde mate van geheimhouding wordt vastgesteld:
- Non-Disclosure (NDA)
- Non-Circumvention
- Confidentiality
Uiteraard moeten er ook terms and conditions worden meegenomen, een aantal belangrijke punten die in de T&C’s moeten terugkomen;
- Force Majeure
- Relevant Law
- Dispute resolution
- Breach
- SHERQ
- Risks
- Company Closure
- General
Daarnaast is het ook verstandig om eventuele open punten die op moment van onderhandelen en het afsluiten van het contract nog niet afgerond kunnen worden, specifiek te benoemen in het contract.
Ook eventuele projecten die er in later stadium geïmplementeerd worden
Contract registratie
Een ander belangrijk onderdeel van contract management is het contract register.
Het is van zeer groot belangrijk om een goed overzicht bij te houden van de lopende contracten.
Dit zorgt er onder andere voor dat je altijd weet hoe lang contracten (nog) lopen, waarmee de continuïteit van de organisatie ook voor een groot deel gewaarborgd kan blijven.
Daarnaast zorgt een goed contract register ervoor dat je snel een overzicht hebt van de belangrijkste content van het contract, zoals de start en einddatum, de leveranciers, wie intern verantwoordelijk is, de geschatte waarde en het type contract.
Belangrijkste elementen in het contractregister:
- Contract nummer
- Supplier details
- Key contacts
- Omschrijving
- Soort overeenkomst
- Start en einddatum
- Contract value
- Garanties en waarborg
- Addendum
- Dossier beheerder
- Contract verantwoordelijke