“Suppliers Keeps Your Business Running”

Het onderhouden van een goede relatie met de leverancier is belangrijk, zonder suppliers kun je immers ook geen business draaien.
Voor zowel het onderhouden van bestaande contracten als het aangaan van nieuwe contracten zul je echter een drietal zaken moeten weten:

Wat zoekt de organisatie en welke behoefte is er
Wat is de supply chain strategy van de organisatie
Wie van de suppliers (bestaande of potentiële partners) passen hier het beste in, en;
- Wat zijn de mogelijkheden van deze leverancier,
- Waar zijn ze sterk in, wat is hun core business of specialisatie

Als we 1 en 2 weten, dan ga je onderzoeken of je huidige partners of potentiële partners hierin passen.
Dit probeer je vooraf te doen, dus voordat je eventueel een onderhandeling ingaat.
En als je weet wie hierin passen, aan kunnen voldoen, dan kun je op basis van de beste prijs en kwaliteit verhouding een keuze gaan maken.
Echter is de focus eerst op wat zoeken we en wat hebben we nodig om te slagen in onze missie.

Je kunt echter niet alle contracten (en suppliers) hetzelfde behandelen en met dezelfde inspanning behandelen. Dit doe je meer op basis van het type, waarde en belang van het contract.
Je kunt leveranciers indelen in een viertal kwadranten waarmee je het belang of prioriteit van het contract, en daarmee het product of service dat zij leveren, kunt kwalificeren en daarnaast ook je onderhandelings strategy kunt afstemmen.

		Omschrijving	Strategie
Links boven	Strategic supplier	lage bestedingswaarde, enkele leveranciers, strikte eisen aan product	Je zoekt hier naar mogelijkheden voor langere termijn en focust je vooral op de kwaliteit en het zoeken naar gezamenlijke groei om te zorgen voor de continuïteit van beide partijen
Links onder	Non-critical supplier	Lage aanschafkosten, veel leveranciers,	Eenvoudig tenders die je vaak af kunt door een mail te sturen naar je contacten uit je netwerk en op basis van de aangegeven requirements & terms and conditions de beste te kiezen qua prijs en kwaliteit verhouding.
Rechts boven	Strategic partners	Hoge bestedingswaarden, enkele leveranciers, strikte eisen	Lange temijn relaties waarbij de total cost of owner ship worden meegenomen. Er is een bepaalde afhankelijkheid en gedeelde risico’s. Contractbreuk tussen beide partijen brengt voor beide risico met zich mee.
Rechts onder	Core supplier	Hoge bestedingswaarden, veel leveranciers	Voor deze trajecten schrijf je een RFP of RFQ uit. Vaak doe je dit met suppliers uit je database, maar je kunt ook nieuwe partijen uitnodigen. Er zijn veel partijen dus je kunt via een tender proces een competitief tarief krijgen, vervolgens onderhandel je vervolgens de SLA’s en KPI’s goed op papier kunnen krijgen. Zet de service levels goed op papier en neem eventueel penalty’s op in het contract, je hebt veel alternatieven indien noodzakelijk.

Procurement vs Purchasing

Procurement en Purchasing zijn twee termen die vaak door elkaar worden gebruikt. Er zit echter wel degelijk een verschil tussen deze.

Procurement is een end-to-end process, cradle to grave aanpak.
Het is het gehele proces en de daarbij behorende taken voor het aankopen van een product of service. Dus het voorwerk en onderzoek, het daadwerkelijke aankopen en het implementeren behoren tot de taken.

Je kunt spreken van een PtP process, Procure to Pay

Het proces:

De markt verkennen
Identificeren van potentiële partners
Het opzetten van een goede supplier database
Identificeren van de exacte behoefte
De business case uitwerken en mogelijk alvast het purchase order krijgen
RFP en RFQ uitzetten
Selecteren van de juiste partners
Onderhandelen en contract opstellen
Test levering doen of opstarten van de nieuwe flow
Quality check
Contract management
Invoice set-up
Goede relatie onderhouden

Purchasing, feitelijk valt het onder de paraplu van procurement, echter is de proces loop veel korter en herhaalt het zich vermoedelijk veel vaker.
Je focus ligt meer op het verkrijgen van de goederen die je vaker nodig hebt.

Bestellen
Opvolgen
Ontvangen
Betalen