Het boekingsproces voor luchtvracht

De verlader/shipper zal in eerste instantie veelal bij diverse expediteurs een tarief aanvraag (quotation) doen om zeker te zijn dat hij de beste optie kiest mbt de transit time en de transport kosten.
Voor de quotation zijn een aantal zaken noodzakelijk om te delen met de expediteur, namelijk;
* Origin & Destination (bv. Schiphol – Frankfurt)
* Soort goederen/commodity (bv. Koetenen kledingstukken)
* Het aantal verpakkingen, pallets of boxen (bv. 50 dozen)
* Het totale gewicht (bv. 1000 kg)
* Het volume per pakket, pallet of box (bv. 60x45x75 cm)

Op basis van de voorstellen die de shipper ontvangt zij hij zijn keuze maken.
De shipper stuurt vervolgens  een mail naar de gekozen forwarder voor de boeking van een vracht, veel forwarders hebben ook een online portal beschikbaar voor het maken van een boeking.
De noodzakelijk informatie voor de boeking:
* Shipper gegevens (naam en adres)
* Gegevens geadresseerde (naam en adres)
* Origin Airport
* Destination Airport
* Incoterm
* Cargo description/commodity: Cotton Garments
* Aantal dozen/pakketten dat worden verstuurd, bv 50 dozen
* Bruto gewicht/Gross weight 1000 kg
* Afmeting van de dozen/pakketten, 60x45x75 cm
* Transit time: 3 dagen

Vervolgens dient de Volume – Gewicht ratio berekend te worden om de chargeable weight te bepalen:
–> Eerst wordt het aantal CBM berekend;
* 0.60×0.45×0.75= 0,2025 m3

Bij luchtvracht geldt: 1 cbm = 167 kilo (volumeratio is 1:6). Ofwel 1-ton is 1000:6 = 166.66 kilo.
Hierbij mag 167 kilo niet meer ruimte in beslag nemen dan 1 kubieke meter.

De calculatie:
–> 0,2025 x 166,66 = 33,75 kg
–> 0,2025 / 0,006 = 33,75 kg of –> 0,2025 / 6000 = 33,75  kg

Op basis van de nu beschikbare gegevens kan de Forwarder een selectie maken van beschikbare airlines. Bij de selecte wordt rekening gehouden met de door  de klant aangegeven service requirement.

De forwarder kan kiezen uit een 3tal Air services:

–> Deferred Air Service: Bij uitgestelde air service zal de lading meerdere stops maken langs de route richting de eindbestemming. Het is de goedkoopste vorm, maar duurt ook het langst.
* Transittijd ongeveer 5-7 dagen.
–> Standard/Economical  Air Service: De lading zal op een of twee luchthavens een stop maken, waarbij de lading wisselt van vliegtuig  of andere lading wordt in of uitgeladen. Dit is de meest voorkomende vorm.
* Transittijd ongeveer 3-5 dagen
–> Express Air Service: De lading wordt middels een rechtstreekse vlucht richting de bestemming gebracht. De duurste optie.
* Transittijd ongeveer 1-2 dagen.

Soort service:	Kosten:	Snelheid:	Transittijd:
Deferred	Goedkoopste vorm	Langzaam	5-7 dagen
Standard	Medium	Medium	3-5 dagen
Express	Duurste vorm	Snel	1-2 dagen

De tarieven worden op basis van gewicht vastgesteld.
Dit gebeurd via een staffel indeling, bijvoorbeeld:

Minimum rate	50 usd
50-100 kg	4.5 usd per kg
100-300 kg	2.3 usd per kg
300-500 kg	2.9 usd per kg
+ 500 kg	1.7 usd per kg

Stel je wilt een doos verzenden van 125 kg, dan betaal je 125 x 2.3 usd, dus 287,50 usd. 

In bovenstaand voorbeeld gaat het om een bruto gewicht van 1000kg, dus zou het tarief de staffel +500kg, moeten worden toegepast. Echter moet eerst gekeken worden wat nu het volume ratio gewicht is.
De forwarder weet reeds wat het volume is per pakket, nl; 33,75 kg.
Er zijn 50 dozen, dus wordt 33,75 (gewicht per pakket) vermenigvuldig met 50 –> 1.687,50 kg.
Het volume-ratio gewicht is dus hoger dan het werkelijke gewicht van de goederen,  het hoogste getal wordt gebruikt om de chargeable weight te calculeren.
De chargeable weight is dus 1688 kg, en de gross weight is 1000kg.
De kosten worden dus als volgt berekend: 1.687,50 x 1.7usd = 2.868,75 usd.

Gebaseerd op kosten en delivery deadline kan de forwarder nu een voorstel maken voor zijn klant.
Als alle shipment specificaties bekend zijn en de airline is gekozen, dan kan de forwarder de cargo booking gaan maken.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Nu de vracht is geboekt bij de Air Line kan de forwarder de cargo pick-up gaan plannen.

De volgende stap is de Export Clearance in orde maken

Vervolgens moet de vracht worden overgedragen aan de Air port

Air Cargo Documentatie:

Waar je bij wegtransport de CMR hebt en bij Ocean freight de Bill of Lading, heb je bij Air freight de Airway Bill.

Na de boeking van de Air Freight kan de forwarder de Airway Bill aanmaken via het portal van de Air line.
De benodigde informatie om alle velden in te vullen zijn;
* Airway Bill Number
* Shipper Name & Adress
* Consignee Name & Adress
* Cargo details:
– Aantal dozen,  Gross weight
–  Chargeable weight
–  Aard van de goederen

Voordat de Airway bill afgerond wordt moet het formulier nog eens gecontroleerd worden, vervolgens kan de Airway Bill geprint  worden.

Next steps: Carting Order, Terminal Charges en Entry appointment

Nadat de Airway Bill is afgerond kan het cargo carting proces opgang gezet worden.
Cargo carting is het verzoek vanuit de Airline aan de Terminal om toestemming te krijgen om de zending toe te laten op de Air Cargo Terminal.

• Airway Bill Preparation
• Cargo Carting
• Terminal Handling

Na het afronden van de cargo booking, het opmaken van de Airway Bill en het Cargo carting, moet vervolgens de betaling gedaan worden van de Terminal Charges.
De forwarder kan deze betaling  doen middels het online platform van de terminal operator.
In dit portal dienen de basis shipment details te worden ingevoerd, waaronder het Air Way Bill nummer. Na het invullen van het Air Wy Bill Number (AWB) is de Flight Booking direct zichtbaar dankzij de koppeling van de systemen met de Air lines.
Als deze gegevens inderdaad bekend zijn betekent het tevens dat de vracht is geaccepteerd voor toelating in het warehouse van de Air cargo terminal.
Vervolgens zal het boeking- ontvangstbewijs uitgeprint moeten worden, dit is de Terminal receipt.
Hierin is nu alle informatie van de boeking terug te vinden.
De laatste stap in dit proces is het bevestigen van de Docking time. Dit wordt gedaan via een Dock Gate booking in het online portal van de terminal operator.  In dit systeem wordt het slot geboekt wanneer de vracht wordt afgeleverd op de Airport Terminal, het vehile number, AWB number, het aantal pakket. Door deze booking kan er tevens een Vehicle Pass gecreëerd worden voor de tranporteur die de lading gaat afleveren.

 

All deze zaken kunnen voldaan worden door de Air Cargo Agent/Expediteur, op basis van de noodzakelijke gegevens die de shipper heeft doorgegeven.

Cargo verzendklaar maken

Nu de forwarder het verzenden van de goederen heeft geregeld moet hij nog de volgende zaken plannen en laten uitvoeren:

• Ophalen van de vracht
• Wegen van de lading
• Markeren en labelen van de lading
• De lading overhandigen aan de Airline

De verlader/shipper geeft een signaal aan de forwarder als de goederen klaar staan in zijn warehouse om op te halen.
De forwarder zal de zijn transporteur de opdracht geven om de goederen op de afgesproken dag op te halen. De goederen worden gelost bij de forwarder of consolidator om deze vervolgens verzendklaar te maken.
Voor een soepele verzending is het van belang om na te gaan of de gewenste verzendmarkeringen aanwezig zijn op de lading.

Vervolgens moet de lading nog eens nagewogen worden en zal tevens het volume nog eens nagemeten worden (LxBxH).
De lading wordt vervolgens per lading (in dit voorbeeld 50 dozen) nog eens gelabeld met een standaard identificatie label.
Op dit label staat o.a. het Airway Bill Number, Origin Airpoirt, Destination Airport, Het aantal dozen en Gewicht.

Na de voltooiing van het markeren, labelen, gewicht en volume controle, kan de lading worden overgebracht naar de Air Cargo Terminal.

Export clearance:

De vracht is inmiddels opgehaald bij de shipper en voorbereid voor verzending door;
De dozen te markeren en te labelen, de vracht is gewogen en de het volume is berekend.
Daarna zijn de goederen opgehaald bij de forwarder of consolidator en afgeleverd bij de Air Cargo Terminal volgens afspraak.
Voordat de nu de vracht wordt overgedragen aan de Airline moet het inklaring proces worden afgerond.
In sommige gevallen zal de douane een steekproef doen, echter in veel gevallen gebeurd de controle via het online portal.
De Air Cargo Terminal medewerker kan in sommige gevallen, bijvoorbeeld voor specifieke goederen, nog een controle uitvoeren van de lading door de markering, labels, gewicht en de omvang te controleren, voordat zij de goederen worden overdragen aan de Airline.
De goederen worden overgedragen aan de Airline samen met de Airway Bill. Dit betekend tevens dat de verantwoording van de Forwarder er voor dit deel opzit.

In dit deel van het transport proces worden er twee type ladingdragers gebruikt, namelijk Pallets en air cargo containers. Deze ladingdragers worden Unit Load Devices genoemd.
De losse ladingen zoals dozen en pakketten worden overgeladen in een passende ULD.
De lading word zorgvuldig opgebouwd om beschadiging en schuiven te voorkomen.

De medewerkers van de Airline zullen de goederen op basis van de flight booking prioriteren.
Het laden zal vervolgens gebeuren op basis van de beschikbare ruimte in het Vliegtuig.
Als de vracht is geladen ontvangt de forwarder een bevestiging van de Airline.

De goederen die zijn geladen in de ULD’s worden volgens plan geladen in het vliegtuig.  Dit zal worden gedaan onder toezicht van een IATA gekwalificeerd medewerker.

Het laden, de vlucht,  en het lossen wordt gedefinieerd als de  flight turn-around time.

De verwachte tijd van vertrek wordt de Estimated Time of Departure (ETD) genoemd.
De verwachte tijd van aankomst word de Expected Time of Arrival (ETA) genoemd.

In een aantal gevallen zullen de goederen afgeleverd worden op een hub om daar verder geconsolideerd te worden met andere lading voor dezelfde eindbestemming.
In bovenstaand voorbeeld worden de goederen die geladen zijn in Shanghai in een hub in Dubai worden gelost. Het traject Shanghai – Dubai wordt dan de 1st leg genoemd. Vrachten vanuit andere origins worden dan in de komende uren ook gelost op de hub in Dubai en geconsolideerd tot een volle lading voor bijvoorbeeld New York. Het traject Dubai – New York is dan de 2nd leg, en wordt uitgevoerd door het vliegtuig die deze specifieke lijn uitvoert.

De ULD worden vervolgens op de vluchthaven van bestemming gebracht naar het warehouse van de airline en hier worden ze vervolgens gelost vanuit de ULD’s en op een specifieke locatie in het warehouse opgeslagen.

Import Clearance en levering

Nu de goederen klaar staan in het warehouse op de port of discharge, kan de forwarder de laatste stappen gaan uitvoeren, nl; het regelen van de import clearance en de levering vanuit warehouse naar de koper initiëren.

De shipping informatie moet nu gedeeld gaan worden met de shipper en of de agent van de geadresseerde, dat hangt o.a. af van de inco-terms.
De volgende informatie zal gedeeld  worden door de freight forwarder:

• Shipper
• Consignee
• Origin
• Destination
• Commodity
• Totaal aantal pakketten en het totalen gewicht
• Airwaybill nummer
• ETD & ETA

Deze informatie zal tijdens het boekingsproces reeds gedeeld worden, deze communicatie loopt ziet er als volt uit:

• De Freight Forwarder zal na het boeken van de Air line de benodigde informatie aangaande de lading delen met de verlader (shipper), deze informatie is de pre-advise
• De shipper deelt de pre-advise met de geadresseerde (koper), die het dan op zijn beurt eventueel kan delen met zijn agent of freight forwarder zodat hij de benodigde informatie heeft om de goederen op een bepaalt moment op te halen op de luchthaven van bestemming

Op basis van de pre-advise kan het inklaringsproces al starten.
De volgende stappen moeten worden doorlopen:

• Het volgen van de shipment tot aankomst
  • Hierbij staat het Airway Bill Number centraal
  • Via het online platform van de airline kun je deze informatie volgen
• Voorbereiden van de import documenten
  • De volgende documenten worden geüpload worden in het online portal van de douane;
    • • Commercial invoice
      • Packing list
• Het vaststellen van de invoerrechten en belastingen
  • De goederen moeten voorzien worden van de juiste HS code (Harmonized System Code)
    • De HS code is een vastgestelde code per product groep die de goederen een bepaalde classificatie geeft
    • Door het gebruik van de HS code kunnen de invoerrechten (import duty) eenvoudig worden bepaalt
• Het regelen van post-carriage traject
  • Op basis van het type product en het gewicht en volume wordt het juiste type vrachtwagen geregeld
• Het betalen van vastgestelde kosten, de volgende kosten moeten worden voldaan voordat de goederen vrijgegeven worden voor levering door de Airline;
  • Terminal charges (via portal van de terminal)
  • Airline fees
  • Duty amount
  • Taxes
• Het bevestigen aan verzender en ontvanger van de levertijd
  • Tevens moeten de tijdsvensters geboekt gaan worden voor het laden en lossen

 

calculating volume-weight per box is L*B*H/6000

Unit load device

 

 

 

heeft nu de Cargo pick-up laten uitvoeren,

Exportproces

Importproces

Air Waybill