Waarom: Om het project beheersbaar te houden en stap voor stap richting het doel te gaan
Hoe: Een project opbreken (chunking)in een serie van fasen met poorten(review momenten) ertussen die gezien worden als meet of controle momenten, alvorens je naar de volgende stage gaat
Wat: Een gefaseerde werkwijze met een controle mechanisme tussen verschillende fasen van een project, waardoor het project eenvoudiger beheersbaar wordt.
Het stage gate model is een projectmanagement techniek waarbij het project wordt verdeeld over verschillende stadia. Elke stap in het project wordt bewaakt of gescheiden door zogeheten poorten. Deze poorten staan voor beslissingspunten om de keuze te maken om wel of niet naar de volgende fasen door te gaan.
Deze poorten worden stage gates genoemd, ook Gateway en Boundary Gate zijn benamingen die gebruikt kunnen worden. De poort kan gezien worden als het obstakel om van de ene kant van de poort naar de andere kant te gaan, nadat hier akkoord voor is gegeven.
De stage gate techniek is toepasbaar voor;
- Het ontwikkelen van nieuwe processen of producten,
- Procesverandering, en
- Procesverbetering
Het proces van het stage gate model:
Bij elke poort wordt er beslist of men verder kan gaan of dat er nog aanpassingen voor deze fasen zijn gewenst of dat het proces wordt gestopt.
Het is dan ook een belangrijk reflectie moment voor de projectgroep en men zal voor het opleveren zichzelf ook telkens de vraag moeten stellen: “Hebben we alles gedaan wat we moesten doen in deze fase?”. Zonder deze reflectie loop je het risico om tegen uitdagingen op te lopen tijdens de stage gate review.
Deze beslissing wordt genomen door vooraf bepaalde acceptanten, een stuurgroep of manager.
Bij elke poort wordt de kwaliteit en volledigheid van de desbetreffende fasen beoordeeld.
De vraag bij de stage gate review is dan ook telkens, “kunnen en moeten we doorgaan met dit project?”.
Niet enkel de kwaliteit en volledigheid van de opgeleverde fase speelt hierbij een rol, ook eventuele veranderingen in de omgeving, technologieën, overheidsregels en economie spelen hierbij een rol. Iets dat aan het begin van het project een goed idee leek te zijn hoeft dit niet meer te zijn op een later moment.
De beslissing om wel of niet verder te gaan wordt dan ook veelal bekeken vanuit het standpunt of het te rechtvaardigen valt om verder te gaan met het project en of dit een juiste investering in tijd en geld gaat zijn.
Na elke poort zijn er een aantal opties mogelijk:
Er volgt een Go, het is goed genoeg om voort te zetten
Hold, het project of product is nog niet goed genoeg om voort te zetten, echter hoeft niet direct gestopt te worden. Het wordt in de wacht gezet voor een later moment.
Kill, Het project is niet goed genoeg en wordt per direct gestopt.
Recycle, Het project/product is goed genoeg om voort te zetten echter op voorwaarden dat er een aantal aanpassingen worden gedaan.
De Stage gate fasen:
Er zijn een zestal fasen te onderscheiden in het stage gate proces, nl;
- Fase 0, ideeën ontwikkelen
- Fase 1, de scope bepalen
- Fase 2, uitwerken van de businesscase
- Fase 3, ontwikkeling
- Fase 4, testen en valideren
- Fase 5, lanceren en implementatie
Daarna volgt de decharge, de afsluiting van het project. Hierin wordt gekeken naar de weg ernaartoe als ook de lessons learned.
Fase 0, ideeën ontwikkelen –> Bepalen welke projecten er wel en niet uitgevoerd moeten gaan worden. Deze fase is bedoelt om kansen te ontdekken en ideeën te creëren. Middels brainstorm sessies met collega’s, klanten en eventueel leveranciers verkrijg je waardevolle input die richting geeft om het product/project voor te gaan dragen aan de acceptanten.
Fase 1, de scope bepalen –> Hier ga je het product verder uitwerken en tevens de project afbakening bepalen. Je kunt een SWOT analyse doen om de krachten en beperkingen bloot te leggen die relevant zijn voor dit product. Daarnaast geef je de waarde van dit product/project aan voor de klant. Dit kan tevens helpen om de urgentie voor de start van dit project te benadrukken.
Fase 2, uitwerken van de businesscase –> In deze fase ga je de businesscase uitwerken door het opstellen van een projectplan, project rechtvaardiging en de definitie.
Je gaat hier dan ook een meer gedetailleerd onderzoek doen op een aantal zaken.
Fase 3, ontwikkeling –> In deze fase kom je echt in de fase van uitvoering terecht. Je gaat het product ontwikkelen en testen. Dit testen kan bv met de klant (eindgebruiker).
Vanaf deze fase werk je veelal intensief samen met multifunctionele team die ieder hun bijdragen leveren.
Fase 4, testen en valideren –> In deze fase ga je het (tussen)product verder testen en werk je richting het opleveren van het eindproduct. In deze fase werk je nauw samen met de klant/eindgebruikers zodat er indien gewenst nog de laatste aanpassingen gedaan kunnen worden.
Fase 5, Lancering en implementatie –> In deze fase gaat het product/project gelanceerd worden, dit is het moment waarop “the rubber meets the road”.
Je werkt toe naar de live gang en de daadwerkelijke implementatie.
Het stage gate model, ook wel waterval proces genoemd, is uitgewerkt door d. Robert Cooper en is een gepatenteerd merk.
De methode is ontstaan nadat een groep onderzoekers (waaronder R.Cooper) gevraagd werden door de overheid om een aantal succesvolle bedrijven te bezoeken om hun succesverhaal te publiceren. Ze spraken met de mensen die succesvolle productlanceringen gedaan hadden. Nadat er ongeveer 20-30 bedrijven waren geïnterviewd zag R.Cooper een patroon in de manier van aanpak. Ze onderzochten de best practice en bekeken wat deze verschillende bedrijven gemeen hadden in de manier van aanpak. Wat bijvoorbeeld elk bedrijf deed wat het project in stukken delen om zo overzicht te bewaren.
Ook de voice of the customer was een terugkerend item in de product/project ontwikkeling.
Op een bepaald moment heeft R.Cooper en een andere onderzoeker het hele proces als een soort van recept uitgewerkt waardoor er een unieke project guide is ontstaan die gebaseerd is op de beste projectteams.